STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA 2016

Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) mempunyai fungsi sebagai pusat layanan informasi, pusat pengajaran, dan pusat penelitian serta dalam rangka menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Selain itu perpustakaan juga merupakan sarana belajar yang menyenangkan. Agar perpustakaan dapat memenuhi fungsi tersebut, maka koleksi bahan pustaka harus dapat dicari dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Untuk dapat melakukan temu kembali tersebut, bahan pustaka harus dapat ditelusuri keberadaannya di rak.

Dalam rangka mengoptimalisasi layanan temu kembali kepada Pemustaka, maka setiap 1 (satu) tahun sekali UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya melakukan stock opname yang tahun ini dilaksanakan pada tanggal 24 Juli – 25 Agustus 2016. Stock opname (SO) adalah penghitungan ulang secara menyeluruh jumlah bahan pustaka di perpustakaan. Waktu yang diperlukan untuk SO ± 30 hari kerja saat mahasiswa libur semester genap karena perpustakaan tutup total (tidak melakukan layanan sirkulasi kepada Pemustaka hanya melakukan layanan terbatas) dan mahasiswa semester akhir (calon alumni) sudah mengembalikan bahan pustaka. Hal ini dilakukan karena saat pelaksanaan SO, bahan pustaka tidak dapat dipinjam atau keluar dari ruangan perpustakaan.

Adapun tujuan stock opname adalah untuk menghitung ulang secara menyeluruh dan memeriksa data bahan pustaka yang ada di base data (pangkalan data) komputer dengan bahan pustaka yang ada di rak sehingga dapat diketahui ada atau tidak buku tersebut. Selain itu dengan adanya SO akan diperoleh data akurat (riil) jumlah koleksi bahan pustaka di perpustakaan.

Saat ini UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya sedang dalam proses peralihan dari program lama (Delphi) ke program baru (SLiMS). Adapun Langkah-langkah kegiatan SO di UPT. Perpustakaan antara lain :

  1. Mencetak data bahan pustaka dari program lama (Delphi) berdasarkan kelompoknya.
  2. Hasil dari pencetakkan data komputer disesuaikan dengan bahan pustaka (buku) yang ada di rak. Apabila bahan pustaka tersebut ada di rak, maka data bahan pustaka yang dicetak dicontreng. Sebaliknya apabila bahan pustaka tersebut tidak ada di rak, bisa berarti bahan pustaka (buku) tersebut masih dipinjam (belum dikembalikan), rusak atau hilang.
  3. Setelah proses pengecekan bahan pustaka (buku) di rak selesai, dilanjutkan dengan pengecekan bahan pustaka (buku) yang ada di Program SLiMS menggunakan komputer. Tujuannya adalah :
  4. Untuk cross check bahan pustaka yang ada di rak, program lama (Delphi) dengan data bahan pustaka di Program baru (SLiMS).
  5. Dapat mengetahui bahan pustaka di rak yang sudah atau belum dientry (dimasukkan) ke dalam Program SLiMS.
  6. Memperbaiki data program baru (SLiMS)
  7. Perbandingan yang diperoleh dari pengecekan tersebut merupakan hasil stock opname (data yang sebenarnya) dan juga merupakan hasil penyiangan (weeding) dari bahan pustaka.

Selanjutnya hasil akhir SO  berupa rekapitulasi keseluruhan data bahan pustaka termasuk data bahan pustaka yang rusak dan hilang. Hasil rekapitulasi tersebut akan dibuat Berita Acara SO dan disampaikan kepada pimpinan Politeknik Negeri Sriwijaya.

Dengan demikian Stock Opname (SO) perlu dilakukan di UPT. Perpustakaan secara berkala agar pimpinan dapat merencanakan suatu keputusan dan membuat strategi yang dijalankan pada masa yang akan datang. [TH]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *