Sesuai dengan kalender akademik semester Genap 2015 Politekinik Negeri Sriwijaya berakhir pada bulan Juli 2015, selanjutnya kegiatan perkuliahan diliburkan. Sehubungan dengan hal tersebut UPT Perpustakaan mengadakan Stock Opname. Hal ini dilakukan secara rutin setiap tahun bahwa dalam masa libur mahasiswa, UPT Perpustakaan kembali mengecek semua buku untuk memutahirkan data bahan pustaka serta melakukan penyiangan kembali. Tujuan dilakukannya stock opname di UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya adalah untuk mendapatkan data yang akurat tentang keberadaan koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan, baik buku yang hilang, rusak dan buku yang harus ada dalam perawatan sehingga setelah dilakukannya stock opname ini memudahkan pengguna untuk menemukan koleksi buku yang ada di UPT Perpustakaan.
Langkah-langkah kegiatan dalam stock opname di UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya terdiri dalam 3 (tiga) tahap yaitu:
- Perpisapan
- Pelaksanaan
- Pelaporan
Persiapan
Ada 2 (dua) kegiatan yang dilakukan pada masa persiapan yaitu a) Persiapan proposal kepada pimpinan Politeknik Negeri Sriwijaya dan b) Persiapan Data. Dalam persiapan ditetapkan terlebih dahulu waktu yang tepat kapan pelaksanaan stock opname serta apa saja yang akan disiapkan guna kelancaran kegiatan tersebut. Kesepakatan masa dan persiapan stock opname ini didiskusikan dalam suatu rapat seluruh staf UPT Perpustakaan. Selanjutnya seluruh kesepakatan dituangkan kedalam proposal.
a. Persiapan Proposal yang akan diajukan tentang pelaksanaan kegiatan Stock Opname berisikan antara lain:
- Tanggal pelaksanaan kegiatan
- Jumlah personil
- Peralatan yang dibutuhkan
- Konsumsi selama kegiatan
b. Persiapan Data yaitu berupa seluruh data jumlah buku, dan data jumlah buku yang dipinjam serta data buku yang dalam perawatan. Kemudian melakukan print out seluruh data tersebut.
Pelaksanaan
Pada Pelaksanaan kegiatan stock opname, UPT Perpustakaan tidak melayani aktifitas peminjaman. Langkah yang dilakukan pada pelaksanaan stock opname adalah sebagai berikut :
- Menentukan jatah rak untuk masing-masing petugas
- Membagikan daftar buku sesuai rak bagi setiap petugas
- Petugas merapikan susunan buku sesuai nomor kelas
- Mencocokan setiap nomor kelas buku dengan daftar buku
- Mencatat dan memberi tanda untuk buku yang hilang
- Menghitung jumlah buku yang ada dan yang tidak terdata
- Mencocokan jumlah buku yang ada di rak, yang dipinjam, yang dirawat
Pelaporan
Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa setiap buku memiliki nomor inventaris sebagai aset negara. Apabila aset tersebut hilang maka kita berkewajiban untuk membuat Berita Acara Kehilangan.
Demikian juga dengan buku di UPT Perpustakaan. Pelaporan dari stock opname ini merupakan kewajiban untuk mengetahui keadaan jumlah buku yang ada. Pelaporan tersebut dilakukan setelah menghitung jumlah seluruh buku baik yang ada, yang sedang dipinjam, maupun yang dalam perawatan yaitu dengan langkah sebagai berikut :
- Mencetak seluruh data buku yang ada, yang sedang dipinjam, yang sedang dirawat, dan buku yang hilang.
- Membuat rekapitulasi jumlah seluruh data buku yang ada, yang sedang dipinjam, yang sedang dirawat, dan buku yang hilang.
- Membuat Berita Acara Kehilangan bagi data buku yang hilang
- Mengirimkan seluruh data buku di UPT Perpustakaan tersebut kepada Pimpinan
- Menyapaikan Berita Acara Kehilangan kepada bagian Inventaris untuk mencatatkan keadaan buku terkini.
Demikian kegiatan stock opname 2015 di UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijya.
Ditulis oleh Hj Nelli Lingga Yunara, S.Pd., M.M.